Produkt · Integracja · KSeF
Bitrix24 → Fakturownia → KSeF: gotowy na obowiązkowy KSeF
Krajowy System e-Faktur staje się obowiązkowy, a za faktury wystawione niezgodnie z przepisami grożą kary. U nas to proste: wygrany deal w Bitrix24 sam zamienia się w fakturę wysłaną do KSeF, a numer KSeF i PDF z kodem QR wracają do CRM. Bez ręcznego XML, bez kryptografii, bez stresu.
KSeF będzie obowiązkowy. Faktury trzeba będzie wysyłać do rządowego systemu, a za uchybienia przewidziano kary finansowe. Zamiast spinać to ręcznie, automatyzujemy cały obieg, żebyś po prostu wygrywał deale, a faktury same trafiały do KSeF. KSeF jest obowiązkowy już teraz, a administracyjne kary finansowe za błędy wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r. Warto przygotować firmę z wyprzedzeniem.
Wideo
Zobacz automatyzację w akcji
DEMO
Problem
KSeF to nie opcja, to obowiązek z karami
Każda faktura będzie musiała przejść przez Krajowy System e-Faktur: poprawny format XML (FA(3)), wysyłka do systemu Ministerstwa Finansów, odbiór UPO i nadanie numeru KSeF. Zrobione ręcznie albo „na piechotę" w wielu narzędziach, to godziny pracy i realne ryzyko błędu, a błędna lub niewysłana faktura oznacza dziś kary i problemy z rozliczeniem. Do tego dochodzi przepisywanie tych samych danych klienta z CRM do programu do faktur.
Jak działa
Cała złożoność KSeF po naszej stronie
Integrację buduję w n8n, który spina API Bitrix24 z API Fakturowni. Kluczowa zaleta tego modelu: Fakturownia przejmuje całą złożoność KSeF: buduje XML FA(3), wysyła fakturę do KSeF, odbiera UPO, nadaje numer KSeF i generuje PDF z kodem QR. n8n nie dotyka XML-a ani kryptografii, tylko wysyła zwykły JSON. Dla Ciebie to znika: po prostu zmieniasz etap deala, a faktura sama ląduje w KSeF.
Deal „Do zafakturowania"
Zmiana etapu deala w Bitrix24 uruchamia webhook do n8n.
Dane z CRM
n8n pobiera dane nabywcy (NIP, nazwa, adres) i pozycje faktury z deala.
Faktura + KSeF
Fakturownia wystawia fakturę, buduje XML FA(3) i wysyła ją do KSeF.
Wynik wraca do CRM
Numer KSeF, status i link do PDF zapisują się w karcie deala.
Kto za co odpowiada
Podział odpowiedzialności
| Warstwa | Odpowiedzialność |
|---|---|
| Bitrix24 | Źródło danych (deal, kontrahent, pozycje). Wyzwala proces. Przechowuje wynik: numer KSeF i PDF. |
| n8n | Orkiestracja: pobranie danych, mapowanie na JSON Fakturowni, obsługa błędów, zapis wyniku w CRM. |
| Fakturownia | Wystawienie faktury, budowa XML FA(3), komunikacja z KSeF, UPO, PDF z kodem QR. |
| KSeF (MF) | Rejestracja faktury i nadanie numeru KSeF: warstwa rządowa, niewidoczna dla Ciebie. |
Dlaczego to proste z nami
Bierzemy na siebie trudną część
Zamiast integrować się bezpośrednio z KSeF, korzystamy z Fakturowni jako warstwy pośredniej. To ona robi rzeczy, które zwykle kosztują najwięcej czasu i nerwów:
- Bez budowy i walidacji XML FA(3) oraz schem XSD.
- Bez kryptografii (AES/RSA, tokeny, challenge-response) i certyfikatów.
- Bez własnego generatora PDF: faktura z kodem QR powstaje sama.
- Gotowy tryb Offline24: gdy KSeF jest chwilowo niedostępny, faktura czeka w kolejce.
- Architektura przenośna: zmiana dostawcy (np. inFakt) to podmiana jednego węzła n8n, nie przebudowa.
Płatności pod kontrolą
Koniec gonienia klientów o zapłatę
Faktury nie tylko wystawiają się same. System dba też o to, żebyś dostał za nie pieniądze. Prosto z Bitrix24 do klientów idą automatyczne maile z fakturą, a po terminie uprzejme przypomnienia o płatności. Nie musisz pamiętać, kto i ile zalega, ani ręcznie pisać monitów. To przy większej liczbie faktur co najmniej 3 h/mies. mniej czasu traconego na przypominanie i gonienie klientów.
- Automatyczny mail z fakturą do klienta zaraz po jej wystawieniu, bez ręcznego wysyłania.
- Przypomnienia o płatności wychodzą same, gdy zbliża się lub minie termin.
- Status płatności wraca z Fakturowni do deala w Bitrix24, więc wiesz, co opłacone.
W Bitrix24 masz przejrzysty widok, na którym od razu widać faktury opóźnione (po terminie) i opłacone, bez grzebania w mailach i Excelu. Nawigacja jest prosta: jedno spojrzenie i wiesz, kogo trzeba przypilnować.
Bezpiecznie
Co, gdy coś pójdzie nie tak
| Sytuacja | Reakcja systemu |
|---|---|
| Błędny NIP lub brak pola | Walidacja przed wysyłką + informacja zwrotna w dealu. |
| KSeF odrzucił fakturę | Status „odrzucona" w dealu + powiadomienie operatora. |
| KSeF niedostępny / timeout | Ponowienie; Fakturownia kolejkuje w trybie Offline24. |
| Duplikat numeru | Kontrola unikalności przed wysyłką. |
Zasada: PDF trafia do klienta dopiero po potwierdzeniu z KSeF, bo faktura bez numeru KSeF nie jest pełnoprawna.
Podgląd
Zobacz, jak to działa
Efekty
Co zyskujesz
Przygotuj firmę na KSeF, zanim stanie się obowiązkowy
Umów bezpłatny audyt, a pokażę, jak spiąć Twój Bitrix24 z Fakturownią i KSeF, żeby faktury wystawiały się same i zgodnie z przepisami.